4 Tipps, um im Alltag als Brautstylistin Zeit zu sparen

Diese begehrte Produktivität, von der ich hier schreibe, ist im Alltag allerdings nicht immer so einfach umzusetzen, wie wir ja alle wissen. Die To-dos auf unserer Liste häufen sich und die Häkchen, die wir gerne hinter die einzelnen Punkte setzen würden, bleiben aus.

Ich habe allerdings 4 Punkte, die dir dabei helfen werden, Zeit zu sparen. Warum ich mir sicher bin, dass sie dir helfen? Ganz einfach: Alle 4 Punkte praktiziere ich selbst in meinem Alltag. Somit sind sie lange und erfolgreich erprobt. Auch wenn du sie nicht 1:1 für dich übernimmst, können sie dir ein Anreiz oder eine Stütze sein, glaube mir!

Du kennst es bestimmt auch, oder? Das Hin- und Hersenden von E-Mails, um Termine zu vereinbaren. Ganz egal ob es sich dabei um Probetermine, Telefongespräche, Businessmeetings oder allgemeine Braut-/Stylingtermine handelt. Bis beiderseits ein freier Termin gefunden wurde, können gut und gerne 5-6 E-Mails hin und her geschickt werden. Das kostet dich als Brautstylistin viel Zeit, vor allem, wenn das mit all deinen Kundinnen so abläuft. Und dann kann es natürlich auch noch passieren, dass man vergisst, sich den Termin einzutragen, weil man eben zu viele Dinge im Kopf und um die Ohren hat. Oder die Kundin vergisst es... Da hast du den Salat.

Mittlerweile gibt es allerdings, der Technik sei Dank, eine kostenlose Planungssoftware, die bei der Terminplanung hilft und dich in diesem Punkt tatsächlich entlasten kann. Sie erleichtert es dir, Termine mit deinen Kundinnen zu finden, indem du in den Verfügbarkeitseinstellungen angibst, welche Termine bei dir noch frei sind. Die Software übernimmt dann die Arbeit für dich.

Ich zum Beispiel verwende das Onlineprogramm „Calendly“ und finde es toll! Die Einrichtung ist ganz einfach. Meine Kundinnen suchen sich ihren Probetermin unter den von mir zuvor frei gegebenen Terminen selbst aus, der dann im Anschluss in ihrem und auch meinem Kalender automatisch eingetragen wird. Ein weiteres praktisches Tool dieses Programms ist, dass die Kundin automatisch eine Erinnerung vor dem Termin erhält. Resultat: keine ewige Terminvereinbarung via E-Mail und keine vergessenen Termine mehr. Klingt doch gut, oder?

Einziger Nachteil: In der kostenlosen Version kann man bereits vereinbarte Termine nicht einfach so verschieben, sondern muss diesen zuerst stornieren, um dann wieder einen neuen anlegen zu können.

Wenn dich das interessiert, dann kannst du dir gerne die Homepage von Calendly hier anschauen.

Jeder kennt es. Eine #bridetobe hat viele Fragen rund um das Styling und die Dienstleistung an ihrem großen Tag. Und meistens sind es auch die gleichen bzw. sehr ähnlichen Fragen, die dich als Brautstylistin erwarten. Das Können zum Beispiel sein:

• Fragen zu Terminen
• Fragen zu den Kosten
• Fragen zu Anfahrt/Übernachtung
• Fragen zur angewandten Make-up-Technik (z.B. Airbrush)
• Fragen zu den verwendeten Produkten
• Fragen zu einem eventuellen Ausfall durch Krankheit
• Fragen zu Clip-in Extensions, und, und....

Es kommen viele Fragen auf euch zu und all diese Fragen sind auch legitim. Wir würden sie bestimmt auch stellen, wären wir in der Rolle einer #bridetobe oder haben sie damals in der Planungsphase für den eigenen großen Tag sogar schon gestellt.

Aber man kann sich auf diese häufig gestellten Fragen auch so vorbereiten, dass sich der E-Mailverkehr drastisch reduziert, und zwar indem sich die Fragen der Braut quasi vorab schon von alleine klären. Damit sparst du dir wieder viel Zeit. Wie das geht, erkläre ich dir hier:

Nachdem es zum einen bereits Sinn macht, die sogenannten „FAQ“ (frequently asked questions) mit den dazugehörigen Antworten auf die Website zu stellen (was übrigens auch wieder einen positiven SEO-Effekt hat!) kannst du dir auch Unterlagen vorbereiten, in denen vorab schon viele Fragen der Braut beantwortet sind – sozusagen ein „Bridal Guide“. Am besten funktioniert das, indem du ein vorbereitetes Paket verwendest, das du nur mehr personalisieren und auf dich und deine Kundinnen anpassen musst.

Hierzu kann ich dir von Herzen ein Paket meiner lieben Kollegin Melanie Andreas (Inhaberin und Gründerin der Make-up Go Academy) empfehlen:

Bei ihr bekommst Du alle wichtigen Unterlagen in drei unterschiedlichen Paketen für dein Business als Brautstylistin. Alle Informationen und den Link findest Du auch auf meiner Homepage hier verlinkt.

Wie du bereits aus Tipp 1 und 2 heraus lesen konntest, ist vor allem das E-Mail schreiben DER große Zeitfresser. Versuche, den E-Mailverkehr auf allen Ebenen einzudämmen. Das gelingt dir auch schon dadurch, dass du einmal nicht in die Tasten haust, sondern ganz simple zum Hörer greifst und deine Kundin anrufst. In wenigen Minuten kannst du alle Fragen und Details klären und dir dadurch den zeitaufwendigen E-Mailaustausch sparen. Außerdem hast du und deine Braut sofort die Antwort auf die offenen Fragen und du kannst wieder ein Häkchen hinter ein To-do auf deiner Liste machen.

Das ist aber nicht der einzige Vorteil von einem Telefongespräch mit deiner Kundin. Ein weiterer und wichtiger Punkt ist, dass ihr beide euch dadurch auch schon ein bisschen kennenlernt und relativ gut und schnell merkt, ob ihr auch menschlich zusammenpasst. Stimme, Sprache, Tonlage, die Art und Weise, wie man sich miteinander verständigt, sind große Einflussfaktoren auf die Sympathie.

Meiner Meinung nach ist als Brautstylistin nicht nur das Fachliche wichtig, sondern auch die menschliche Komponente. Stimmt das Menschliche, ist es leichter, die Kundin einzuschätzen und ihren Geschmack zu treffen. Außerdem ist sie entspannter, kann eher loslassen und auf dich und dein Können vertrauen. Durch deinen freundlichen Umgang mit ihr, ihren Bedenken und ihren Fragen kannst du die Kundin auch enorm entlasten und eine vertrauensvolle Basis schaffen. All das ist nur schwer via Mail beeinflussbar, telefonisch kannst du darauf aber sehr gut eingehen. Emotionen lassen sich am Telefon viel besser transportieren und Missverständnissen kann viel besser aus dem Weg gegangen werden!

Gleiche Fragen, gleiche Antworten. Weshalb also dieselben Texte immer wieder neu erstellen? Auch wenn dir die Antworten mit der Zeit sehr schnell von der Hand gehen werden, ist es ein unnötiger Aufwand, der sich auf deinem Zeitkonto als Brautstylistin enorm zu Buche schlägt. Das muss nicht sein!

Eine effektive Methode um Zeit zu sparen, sind Textbausteine, die du für deine E-Mails verwenden kannst. Keine Frage, es ist auch möglich, sich fertige Texte einfach am PC abzuspeichern und sie dann zu kopieren und einzufügen. Aber wenn wir mittlerweile eines wissen, dann, dass jeder Klick Zeit beansprucht und somit jeder Einzelne davon zählt. ;-) Mit den Textbausteinen spart man sich sogar das Wechseln in den Speicherort.

Fazit: Textbausteine bedeuten Klicks-Reduktion auf höchstem Level. :-)

Ich habe mir für Texte, die immer wiederkehren, Vorlagen (Textbausteine) angelegt. Diese muss ich dann nur noch personalisieren. Dadurch spare ich mir das Neutippen und auch so manchen Tippfehler, der sich in der Eile gerne einschleicht. Indem du fertige E-Mailtexte als Vorlage speicherst, erkennt deine E-Mailsoftware nur durch ein Keyword, um welchen Text es sich handelt. Diesen kannst du dann mit einem Klick ganz easy sofort abrufen.

Wenn ich zum Beispiel in meiner E-Mail das Keyword „Zusage“ eingebe, dann erhalte ich den vollen Antworttext, den ich benötige, um einer Braut zuzusagen. In diesem Zusage-Text steht auch gleich die weitere Vorgehensweise mit der Braut, dadurch sind wieder die ersten Fragen geklärt. Mit dem Keyword „Absage“ erhalte ich den vollen Text, um einer Braut abzusagen, wenn es leider einmal notwendig ist. Darin empfehle ich auch gleich Kolleginnen weiter, an die sich die Braut mit gutem Gewissen wenden kann. Damit hilfst du nicht nur der Braut weiter, sondern baust dir auch gleichzeitig ein Umfeld in deinem eigenen Business auf, dass sich gegenseitig unterstützt, wertschätzt und, fördert. (Wieder ein kleiner, aber positiver Nebeneffekt!).

Die Funktion der Textbausteine gibt es bei Mac sowie bei Windows. 

4 so simple Tipps mit einer starken Wirkung um als Brautstylistin Zeit zu sparen. Zumindest hat es mir sehr geholfen! Lass mich in den Kommentaren doch wissen, ob ich dir damit auch eine Hilfe war.

Ich freu mich auch sehr, wenn du noch zusätzliche Tipps zum Zeit sparen hast und diese mit mir und der Community teilen willst. Ich probiere gerne Neues aus und bin für Optimierungen im Zeitmanagement sowieso immer offen!  :-) 

Ich wünsch dir inzwischen eine gute Zeit und vergiss nicht, Pause zu machen, durchzuatmen und zu genießen, was du bereits alles geschafft hast!

Deine Ina